HyperDocs privātuma politika
Versija: 1.5
Spēkā no: 2026. gada 30. augusta
Attiecas uz: hyperdocs.lv, HyperDocs tīmekļa lietotni un tās API
Šī politika skaidro, kā 4WARD SIA apstrādā lietotāju un uzņēmumu pārstāvju personas datus kā pārzinis. Tā nav piekrišanas forma un neattiecas uz personas datiem, kurus HyperDocs apstrādā Klienta vārdā Klienta dokumentos un darba vidē; šo apstrādi regulē Datu apstrādes līgums.
1. Pārzinis
4WARD SIA
Reģ. Nr. 40103602645, PVN Nr. LV40103602645
Juridiskā adrese: Kalnu iela 2 k-1, Jūrmala, LV-2008, Latvija
Darbības adrese: Meirānu iela 3, Rīga, LV-1073, Latvija
E-pasts privātuma jautājumiem: info@hyperdocs.lv
2. Kad HyperDocs ir pārzinis un kad apstrādātājs
| Datu plūsma | HyperDocs loma | Piemēri |
|---|---|---|
| Lietotāja konts, līguma un darba vides administrēšana, drošība, norēķini un atbalsts | Pārzinis | Vārds, e-pasts, lietotāja loma, uzņēmuma pārstāvja dati, pieteikšanās un drošības ieraksti, atbalsta sarakste, HyperDocs izrakstītie rēķini |
| Dati, kurus Klients ievada vai augšupielādē savā darba vidē | Apstrādātājs Klienta vārdā | Klienta klienti un piegādātāji, rēķini, čeki, IBAN, darījumu dati, dokumentu un MI pieprasījumu saturs |
Ja Jūsu dati atrodas kāda HyperDocs Klienta dokumentā vai kontaktu sarakstā, lūdzam vispirms vērsties pie attiecīgā Klienta kā pārziņa. Mēs palīdzēsim Klientam izpildīt pieprasījumu saskaņā ar DPA.
3. Kādus datus mēs apstrādājam kā pārzinis
Atkarībā no tā, kā lietojat HyperDocs, mēs varam apstrādāt:
- identitātes un kontaktinformāciju: vārdu, uzvārdu, e-pastu un saziņas valodu;
- darba vietas un pārstāvības informāciju: uzņēmuma nosaukumu un reģistrācijas numuru, lietotāja lomu, dalību darba vidēs un pilnvarojuma apliecinājumu;
- konta un autentifikācijas datus: droši jauktu paroli, e-pasta apstiprinājuma statusu, sesiju un piekļuves metadatus;
- drošības un audita datus: IP adresi, User-Agent, darbības veidu, datumu un laiku, neveiksmīgas piekļuves un atbalsta režīma notikumus;
- līguma un norēķinu datus: pieņemto dokumentu redakcijas, pieņemšanas pierādījumu, plānu, maksājuma statusu un HyperDocs rēķinu informāciju;
- atbalsta un saziņas datus: Jūsu ziņas, problēmas aprakstu un ar atbalsta pieprasījumu saistītos metadatus;
- tehniskus lietojuma datus: funkciju stāvokli, kļūdu un veiktspējas informāciju, kas nepieciešama Pakalpojuma darbībai un drošībai;
- reklāmas efektivitātes mērīšanas datus — tikai ar Jūsu piekrišanu un tikai publiskajās lapās: reklāmas rīka piešķirtu identifikatoru, apmeklētās lapas adresi, atsauces avotu un reģistrācijas notikumu, kā arī Jūsu atbildi uz piekrišanas jautājumu.
Mēs neveidojam reklāmas profilus par HyperDocs lietotājiem lietotnē un neizmantojam Klienta dokumentos esošos datus reklāmas nolūkiem. Reklāmas efektivitātes mērīšana notiek tikai publiskajās vietnes lapās un tikai ar Jūsu piekrišanu; sīkāk — Sīkdatņu un lokālās krātuves paziņojumā.
4. Nolūki un tiesiskie pamati
| Nolūks | Tiesiskais pamats |
|---|---|
| Konta izveide, autentifikācija, darba vides un Pakalpojuma nodrošināšana | Līguma noslēgšana un izpilde — GDPR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts |
| Uzņēmuma datu pārbaude, administratoru un piekļuves tiesību pārvaldība | Līguma izpilde un leģitīmā interese novērst ļaunprātīgu izmantošanu — 6. panta 1. punkta b) un f) apakšpunkts |
| Līguma pieņemšanas un pilnvarojuma pierādīšana | Līguma izpilde un leģitīmā interese aizsargāt Pušu tiesiskās intereses — 6. panta 1. punkta b) un f) apakšpunkts |
| Norēķini, nodokļu un grāmatvedības uzskaite | Līguma izpilde un juridisks pienākums — 6. panta 1. punkta b) un c) apakšpunkts |
| Drošība, audita ieraksti, krāpšanas un neatļautas piekļuves novēršana | Leģitīmā interese aizsargāt Pakalpojumu, Klientus un tiesiskās prasības — 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts; vajadzības gadījumā juridisks pienākums |
| Atbalsts, incidentu izmeklēšana un Pakalpojuma uzlabošana | Līguma izpilde un leģitīmā interese uzturēt drošu un kvalitatīvu Pakalpojumu — 6. panta 1. punkta b) un f) apakšpunkts |
| Obligāti Pakalpojuma un juridisko dokumentu paziņojumi | Līguma izpilde vai juridisks pienākums — 6. panta 1. punkta b) un c) apakšpunkts |
| Reklāmas efektivitātes mērīšana publiskajās lapās (Google Ads, Meta Pixel) | Piekrišana — 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts. Informācijas saglabāšanai ierīcē papildus piemērojams Informācijas sabiedrības pakalpojumu likuma 7.¹ pants. Piekrišanu var atsaukt jebkurā brīdī; atsaukšana neietekmē pirms tam veiktās apstrādes likumību |
| Piekrišanas izvēles saglabāšana un uzrādīšana | Juridisks pienākums pierādīt piekrišanu un leģitīmā interese neprasīt to atkārtoti — 6. panta 1. punkta c) un f) apakšpunkts |
Ja nākotnē nosūtīsim izvēles mārketinga ziņas, izmantosim atsevišķu piemērotu tiesisko pamatu un nodrošināsim vienkāršu atteikšanos.
5. Datu avoti
Mēs saņemam datus:
- tieši no Jums reģistrācijas, uzņēmuma pārbaudes, iestatījumu un atbalsta laikā;
- no Jūsu uzņēmuma administratora, ja tas Jūs uzaicina;
- automātiski no Jūsu pārlūkprogrammas un mūsu sistēmu drošības ierakstiem;
- no publiskiem uzņēmumu un PVN reģistriem, lai pārbaudītu Jūsu norādītos uzņēmuma datus;
- no mūsu norēķinu uzskaites, kad tiek izrakstīts vai apmaksāts HyperDocs rēķins.
6. Saņēmēji un pakalpojumu sniedzēji
Personas dati ir pieejami tikai tiktāl, ciktāl tas nepieciešams:
- pilnvarotam 4WARD SIA personālam un atbalsta sniedzējiem ar konfidencialitātes pienākumu;
- HyperDocs apakšapstrādātājiem, kas nodrošina infrastruktūru vai izvēles MI funkcijas;
- Klienta izvēlētām neatkarīgām integrācijām pēc Klienta pieprasījuma;
- profesionāliem konsultantiem, auditoriem, apdrošinātājiem un kompetentām iestādēm, ja tam ir tiesisks pamats;
- reklāmas efektivitātes mērīšanas pakalpojumu sniedzējiem — Google Ireland Limited un Meta Platforms Ireland Limited — tikai publiskajās lapās un tikai ar Jūsu piekrišanu.
Attiecībā uz pēdējiem: informācijas saglabāšanas Jūsu ierīcē un tās nosūtīšanas posmā 4WARD SIA un attiecīgais pakalpojuma sniedzējs ir kopīgi pārziņi (GDPR 26. pants; Eiropas Savienības Tiesas spriedums lietā Fashion ID, C-40/17). 4WARD SIA atbild par Jūsu informēšanu un piekrišanas saņemšanu; par datu turpmāko apstrādi savās sistēmās atbild pats pakalpojuma sniedzējs. Savas tiesības Jūs varat izmantot pret jebkuru no pusēm.
Aktuālais lomu sadalījums ir publicēts lapā Pakalpojumu sniedzēji un integrācijas. Mēs nepārdodam personas datus.
7. Starptautiska datu nosūtīšana
HyperDocs pamatinfrastruktūra atrodas Eiropas Savienībā. Ja konkrēts apakšapstrādātājs apstrādā datus ārpus EEZ, mēs izmantojam GDPR V nodaļā paredzētu mehānismu, piemēram, Eiropas Komisijas lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību vai standarta līguma klauzulas, un vajadzības gadījumā papildu aizsardzības pasākumus.
MI funkcijām apstrāde ir piesaistīta apakšapstrādātāja Eiropas Savienības reģiona galapunktam: mašīnmācīšanās apstrāde notiek ES dalībvalstīs un dati miera stāvoklī glabājas ES lokācijā, tāpēc pēc noklusējuma šī datu plūsma EEZ nepamet. Aktuālais apakšapstrādātājs un piemērotie aizsardzības pasākumi ir norādīti lapā Pakalpojumu sniedzēji un integrācijas.
Klienta paša izvēlētas integrācijas apstrādes vietu nosaka Klienta attiecības ar attiecīgo pakalpojuma sniedzēju.
8. Glabāšanas termiņi
Mēs glabājam datus tikai tik ilgi, cik nepieciešams attiecīgajam nolūkam:
- konta un darba vides administrēšanas datus — konta vai līguma darbības laikā un saprātīgu slēgšanas periodu;
- Klienta datus pēc līguma izbeigšanas — DPA noteikto 90 dienu eksporta periodu, pēc tam tos dzēšot atbilstoši rezerves kopiju rotācijai;
- 4WARD SIA izrakstītos rēķinus un citus mūsu grāmatvedības dokumentus — Latvijas normatīvajos aktos noteiktajā termiņā;
- drošības un audita ierakstus — atbilstoši riskam, incidentu izmeklēšanas un tiesisko prasību termiņiem;
- juridisko dokumentu pieņemšanas pierādījumus — līguma darbības laikā un pēc tā tik ilgi, cik nepieciešams līguma noslēgšanas un prasījumu pierādīšanai;
- neveiksmīgus vai nepabeigtus reģistrācijas datus — īsu, drošības un ļaunprātīgas izmantošanas novēršanai nepieciešamu periodu.
Detalizētāka informācija ir pieejama glabāšanas grafikā. Ja dati ir jāglabā juridiska pienākuma vai tiesiskas prasības dēļ, dzēšanas pieprasījuma izpilde attiecīgajā daļā var tikt ierobežota.
9. Drošība
Mēs izmantojam riskam atbilstošus tehniskus un organizatoriskus pasākumus, tostarp:
- individuālu autentifikāciju, lomas un piekļuves tiesības;
- Klientu darba vidu loģisku izolāciju;
- šifrētu datu pārraidi un sensitīvu noslēpumu aizsardzību;
- sesiju atsaukšanu, drošības un izmaiņu auditāciju;
- rezerves kopijas, atjaunošanas un incidentu reaģēšanas procedūras;
- piekļuvi tikai pēc nepieciešamības principa un konfidencialitātes pienākumus.
Neviena sistēma nav pilnībā pasargāta no riska. Par iespējamu konta vai datu drošības incidentu nekavējoties rakstiet uz info@hyperdocs.lv.
10. Jūsu tiesības
Atbilstoši GDPR un konkrētās apstrādes apstākļiem Jums var būt tiesības:
- saņemt informāciju un piekļūt saviem personas datiem;
- labot neprecīzus datus;
- pieprasīt dzēšanu vai apstrādes ierobežošanu;
- iebilst pret apstrādi, kas balstīta uz leģitīmajām interesēm;
- saņemt noteiktus datus strukturētā, plaši izmantotā formātā;
- atsaukt piekrišanu, ja konkrēta apstrāde ir balstīta uz piekrišanu;
- iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei.
Lai izmantotu tiesības, rakstiet uz info@hyperdocs.lv. Mēs varam lūgt informāciju identitātes pārbaudei un atbildēsim GDPR noteiktajā termiņā.
Latvijas uzraudzības iestāde ir Datu valsts inspekcija, Elijas iela 17, Rīga, LV-1050, tīmekļvietne https://www.dvi.gov.lv, e-pasts pasts@dvi.gov.lv.
11. Automatizēti lēmumi un MI
HyperDocs nepieņem par lietotājiem lēmumus, kas balstīti tikai uz automatizētu apstrādi un rada juridiskas vai līdzīgi būtiskas sekas GDPR 22. panta izpratnē.
Izvēles MI funkcijas palīdz nolasīt dokumentus, meklēt informāciju vai sagatavot ieteikumus. Finanšu vai juridiski nozīmīgu rezultātu apstiprina lietotājs. Klienta dokumentu un pieprasījumu satura apstrādi šajās funkcijās regulē DPA.
12. Pārlūkprogrammas krātuve
Lietotnē HyperDocs izmanto tikai Pakalpojuma darbībai nepieciešamu pārlūkprogrammas krātuvi, piemēram, sesijas un izvēlētās darba vides saglabāšanai. Publiskajās vietnes lapās papildus — un tikai ar Jūsu iepriekšēju piekrišanu — tiek izmantoti reklāmas efektivitātes mērīšanas rīki; bez piekrišanas tie netiek ielādēti. Piekrišanu var atsaukt jebkurā brīdī ar saiti «Sīkdatņu izvēle» vietnes kājenē. Plašāk skatiet Sīkdatņu un lokālās krātuves paziņojumu.
13. Izmaiņas un kontakti
Mēs varam atjaunināt šo politiku, mainoties Pakalpojumam vai tiesiskajām prasībām. Aktuālā redakcija un tās spēkā stāšanās datums vienmēr ir pieejams juridisko dokumentu sadaļā. Par būtiskām izmaiņām paziņosim lietotnē vai pa e-pastu.
Jautājumiem par personas datiem: info@hyperdocs.lv.