HyperDocs lietošanas noteikumi uzņēmumiem
Versija: 2.3
Spēkā no: 2026. gada 9. augusta
Pakalpojuma sniedzējs: 4WARD SIA, reģ. Nr. 40103602645, PVN Nr. LV40103602645
Juridiskā adrese: Kalnu iela 2 k-1, Jūrmala, LV-2008, Latvija
Darbības adrese: Meirānu iela 3, Rīga, LV-1073, Latvija
E-pasts: info@hyperdocs.lv
Šie noteikumi (turpmāk — Noteikumi) regulē HyperDocs tīmekļa lietotnes un ar to saistīto pakalpojumu (turpmāk — Pakalpojums) lietošanu. Pakalpojums ir paredzēts tikai juridiskām personām un personām, kuras rīkojas savas saimnieciskās vai profesionālās darbības ietvaros. Tas nav paredzēts patērētājiem.
1. Līguma noslēgšana un pilnvarojums
1.1. Līgums tiek noslēgts starp 4WARD SIA (turpmāk — HyperDocs) un uzņēmumu, kas norādīts attiecīgajā HyperDocs darba vidē (turpmāk — Klients).
1.2. Izveidojot kontu vai sākot lietot Demo vidi, lietotājs piekrīt Noteikumiem savā vārdā. Live darba vides vārdā Noteikumus un tajos iekļauto Datu apstrādes līgumu pieņem Klienta administrators, atzīmējot nepārprotamu izvēles rūtiņu un nospiežot apstiprinājuma pogu.
1.3. Persona, kura pieņem dokumentus Klienta vārdā, apliecina, ka ir pilnvarota rīkoties Klienta vārdā. HyperDocs nav pienākuma pārbaudīt šīs personas amatu vai pārstāvības tiesības publiskā reģistrā, ja vien normatīvie akti vai pamatotas aizdomas neprasa papildu pārbaudi. Klients atbild par to, kam tas piešķir administratora tiesības.
1.4. Reģistrācijas numura norādīšana pati par sevi neapliecina pārstāvības tiesības, nerezervē uzņēmuma identitāti un neliedz tiesīgajam pārstāvim reģistrēt uzņēmumu. Live darba vide tiek izveidota tikai pēc uzņēmuma datu pārbaudes.
1.5. HyperDocs saglabā elektronisku līguma noslēgšanas pierādījumu: Klientu, pieņēmēju un tā lomu, dokumentu redakcijas un kontrolsummas, precīzu apstiprinājuma tekstu, datumu un laiku, pieņemšanas veidu, IP adresi un pārlūkprogrammas informāciju.
1.6. Privātuma politika ir informatīvs paziņojums par HyperDocs veikto personas datu apstrādi pārziņa statusā; tās lasīšana netiek noformēta kā piekrišana personas datu apstrādei.
2. Konti, darba vides un pilnvarotie lietotāji
2.1. Jauns pašapkalpošanās konts sāk darbu izolētā Demo vidē. Demo vide ir paredzēta Pakalpojuma izmēģināšanai, tai ir saskarnē norādīti lietošanas un datu apjoma ierobežojumi, un tajā nedrīkst glabāt vienīgo juridiski nozīmīgu dokumentu eksemplāru. Pēc uzņēmuma pārbaudes tiek izveidota atsevišķa, tīra live darba vide; Demo dati uz to netiek pārvietoti.
2.2. Klients var uzaicināt darbiniekus, grāmatvežus un citas personas (turpmāk — Pilnvarotie lietotāji) un piešķirt tiem lomas. Klients atbild par Pilnvaroto lietotāju darbībām, piešķirtajām tiesībām un Noteikumu ievērošanu. Pilnvarotajiem lietotājiem nav atsevišķi jānoslēdz Datu apstrādes līgums Klienta vārdā.
2.3. Klients un lietotāji glabā piekļuves datus drošībā, izmanto individuālus kontus un nekavējoties ziņo uz info@hyperdocs.lv par iespējamu neatļautu piekļuvi. Viena lietotāja piekļuves datus nedrīkst koplietot vairākas personas.
2.4. Funkcijas un pieejamie moduļi ir atkarīgi no Klienta plāna, darba vides statusa un administratora iestatījumiem.
3. Pakalpojums un tā robežas
3.1. HyperDocs nodrošina rēķinu un citu darījumu dokumentu sagatavošanu, izdevumu un darījumu partneru uzskaiti, bankas datu importu un saskaņošanu, noliktavas, transporta, uzdevumu un citus iespējotos moduļus, kā arī izvēles mākslīgā intelekta funkcijas.
3.2. HyperDocs ir programmatūras rīks, nevis grāmatvedis, nodokļu konsultants, jurists vai finanšu konsultants. Klients pārbauda dokumentu, nodokļu aprēķinu, klasifikāciju, valūtas pārrēķinu un citu rezultātu pareizību pirms to izmantošanas, iesniegšanas vai nosūtīšanas.
3.3. Mākslīgā intelekta rezultāti var būt neprecīzi vai nepilnīgi. Tie ir palīgmateriāls, kuru pirms izmantošanas pārbauda cilvēks. MI funkciju datu apstrāde ir aprakstīta Datu apstrādes līgumā un lapā Pakalpojumu sniedzēji un integrācijas.
3.4. Bankas un maksājumu integrācijas savieno Pakalpojumu ar Klienta paša izvēlētu kontu un pašlaik paredzētas darījumu datu nolasīšanai un saskaņošanai. HyperDocs neglabā Klienta līdzekļus un neierosina maksājumus. Klienta attiecības ar banku vai maksājumu pakalpojuma sniedzēju regulē Klienta līgums ar attiecīgo pakalpojuma sniedzēju. HyperDocs atbild par savas integrācijas drošību un darbību šajos Noteikumos noteiktajā apjomā, bet neatbild par trešās personas pakalpojuma lēmumiem, nepieejamību vai izmaiņām.
3.5. Strukturētu e-rēķinu ģenerēšana vai eksports pats par sevi nenozīmē to automātisku nosūtīšanu VID, e-adresē vai PEPPOL tīklā. Ja HyperDocs ieviesīs nosūtīšanu Klienta vārdā, attiecīgie nosacījumi un pilnvarojumi tiks norādīti pirms funkcijas aktivizēšanas.
3.6. Pakalpojums kopumā ir stabila produkta versija. Tikai saskarnē nepārprotami marķētām funkcijām piemēro Beta statusu; pašlaik tāds ir modulis PVN atskaite. Beta funkcija var mainīties, būt īslaicīgi nepieejama vai saturēt kļūdas, tādēļ tās rezultāti vienmēr jāsalīdzina ar grāmatvedības uzskaiti.
4. Klienta dati un pienākumi
4.1. Klients saglabā visas tiesības uz datiem un dokumentiem, kurus tas ievada vai izveido Pakalpojumā (turpmāk — Klienta dati). Klients dod HyperDocs tiesības apstrādāt Klienta datus tikai tādā apjomā, kāds nepieciešams Pakalpojuma sniegšanai, drošībai un Klienta norādījumu izpildei.
4.2. Klients atbild par Klienta datu pareizību, likumību, datu subjektu informēšanu un atbilstošu personas datu apstrādes tiesisko pamatu. Personas datu apstrādes lomas un pienākumi ir noteikti Datu apstrādes līgumā.
4.3. Klients uztur saprātīgas savu būtisko datu eksporta vai arhīva kopijas un neizmanto Demo vidi kā vienīgo dokumentu glabāšanas vietu.
4.4. Pievienoto dokumentu oriģinālu glabāšanas termiņš. Izdevumiem un citiem ierakstiem pievienotie faila oriģināli (attēli, PDF un citi augšupielādētie faili) tiek glabāti pēc dokumenta datuma kalendārā mēneša:
a) mēneša M dokumentu oriģināli ir pieejami lejupielādei visu mēnesi M+12 un tiek dzēsti mēneša M+13 pirmajā dienā. Tādējādi katra faila glabāšanas termiņš ir vismaz 12 pilni mēneši no dokumenta datuma (piemēram, 2025. gada septembra dokumenti ir lejupielādējami 2026. gada septembrī un tiek dzēsti 2026. gada 1. oktobrī);
b) fails netiek dzēsts agrāk kā 3 mēnešus pēc tā augšupielādes, arī tad, ja dokumenta datums ir senāks;
c) pirms dzēšanas HyperDocs paziņo Klientam un nodrošina iespēju lejupielādēt attiecīgā mēneša dokumentu arhīvu Pakalpojumā;
d) tiek dzēsts tikai faila oriģināls. Izdevuma ieraksts, no dokumenta nolasītie dati, grāmatojumi un atskaites saglabājas; pie ieraksta paliek atzīme, ka oriģināls ir dzēsts.
4.5. Pakalpojums nav Klienta normatīvais dokumentu arhīvs. Pienākums glabāt attaisnojuma dokumentus normatīvajos aktos noteiktajā termiņā (Grāmatvedības likums) ir Klientam kā dokumentu turētājam un netiek nodots HyperDocs. Klients savlaicīgi lejupielādē un uzglabā dokumentu kopijas savā kontrolē (4.3. punkts).
4.6. HyperDocs neizmanto Klienta datus vispārīgu MI modeļu apmācīšanai. Ja Klients pieslēdz savu MI pakalpojuma sniedzēju vai API atslēgu, Klients atbild par šī pakalpojuma izvēli un tā noteikumiem; HyperDocs atbild par Klienta norādīto datu tehnisku pārsūtīšanu.
5. Pieļaujamā lietošana
Klients un Pilnvarotie lietotāji nedrīkst:
- izmantot Pakalpojumu nelikumīgiem, krāpnieciskiem vai sankciju apiešanas nolūkiem;
- ievadīt datus, kurus tiem nav tiesību apstrādāt, vai apzināti veidot nepatiesus dokumentus;
- mēģināt piekļūt citas darba vides datiem, apiet piekļuves kontroli, kvotas vai drošības pasākumus;
- traucēt Pakalpojuma darbību, veikt neatļautu ievainojamību pārbaudi, masveida datu izgūšanu vai nesamērīgu automatizētu slodzi;
- veikt reverso inženieriju, izņemot normatīvajos aktos obligāti atļauto apjomu;
- pārdot Pakalpojumu tālāk vai izmantot to konkurējoša produkta vai trešās personas MI modeļa apmācībai bez HyperDocs rakstiskas atļaujas.
6. Plāni, cenas un maksājumi
6.1. HyperDocs piedāvā bezmaksas un Premium plānu. Premium standarta cena ir 19 EUR mēnesī ar PVN vai 190 EUR gadā ar PVN, ja pirms pasūtījuma nav norādīta cita individuāli saskaņota cena.
6.2. Pirms maksas plāna pasūtīšanas saskarnē tiek parādīta cena, norēķinu periods un galvenie nosacījumi. Maksas periods sākas pēc HyperDocs izrakstītā avansa rēķina apmaksas. Demo darba vide nevar iegādāties Premium; tas ir pieejams tikai pārbaudītai live darba videi.
6.3. Klients var pieprasīt Premium atcelšanu saskarnē. Atcelšana stājas spēkā apmaksātā perioda beigās. Par jau sāktu periodu samaksātā maksa netiek proporcionāli atmaksāta, izņemot gadījumus, kad to prasa piemērojamie normatīvie akti vai HyperDocs rakstiski piekrīt citādi.
6.4. HyperDocs var mainīt cenu nākamajiem periodiem, par to paziņojot vismaz 30 dienas iepriekš. Ja Klients jaunajai cenai nepiekrīt, tas var atcelt Premium līdz jaunās cenas piemērošanai.
6.5. Maksas plānā iekļautajiem MI resursiem var būt saskarnē norādīts mēneša limits. Limita sasniegšana aptur tikai HyperDocs finansētās MI funkcijas, nevis pārējo Pakalpojumu.
7. Intelektuālais īpašums un konfidencialitāte
7.1. HyperDocs un tā programmatūra, dizains, dokumentācija un zīmols pieder 4WARD SIA vai tās licences devējiem. Klientam tiek piešķirtas ierobežotas, neekskluzīvas un nenododamas tiesības lietot Pakalpojumu līguma laikā.
7.2. Katra Puse aizsargā otras Puses konfidenciālo informāciju, izmanto to tikai līguma izpildei un izpauž tikai personām, kurām tā nepieciešama un kurām ir saistošs konfidencialitātes pienākums. Šis pienākums neattiecas uz publiski zināmu, likumīgi no trešās personas saņemtu vai neatkarīgi izstrādātu informāciju.
8. Drošība un pieejamība
8.1. HyperDocs uztur riskam atbilstošus tehniskus un organizatoriskus drošības pasākumus, tostarp piekļuves kontroli, darba vidu izolāciju, datu aizsardzību pārsūtīšanas laikā, rezerves kopijas un drošības notikumu uzskaiti. Plašāks apraksts ir Datu apstrādes līgumā.
8.2. HyperDocs cenšas nodrošināt stabilu Pakalpojuma darbību, taču negarantē nepārtrauktu pieejamību. Plānotu uzturēšanu, drošības incidentu vai no HyperDocs saprātīgas kontroles neatkarīgu apstākļu dēļ iespējami pārtraukumi.
9. Apturēšana un līguma izbeigšana
9.1. HyperDocs var samērīgi ierobežot vai apturēt piekļuvi, ja ir maksājuma kavējums, drošības apdraudējums, būtisks Noteikumu pārkāpums, nelikumīga izmantošana vai kompetentas iestādes prasība. Ja situācija nav steidzama, HyperDocs dod saprātīgu iespēju pārkāpumu novērst.
9.2. Jebkura Puse var izbeigt līgumu ar 30 dienu rakstisku paziņojumu, ja vien apmaksāts periods vai individuāla vienošanās nenosaka citādi. Būtiska pārkāpuma gadījumā otra Puse var izbeigt līgumu nekavējoties, ja pārkāpums nav novērsts saprātīgā termiņā vai nav novēršams.
9.3. Pēc līguma izbeigšanas Klientam ir 90 dienas Klienta datu eksportam, ja vien drošības vai tiesisks pamats neprasa tūlītēju ierobežošanu. Pēc šī termiņa HyperDocs dzēš vai anonimizē Klienta datus saskaņā ar Datu apstrādes līgumu. HyperDocs drīkst saglabāt tikai savus norēķinu, drošības un līguma pierādījumu ierakstus piemērojamajos glabāšanas termiņos.
10. Garantijas un atbildība
10.1. Pakalpojums tiek sniegts profesionālai lietošanai atbilstoši tā aktuālajam aprakstam. HyperDocs negarantē, ka Pakalpojums aizstās Klienta profesionālo spriedumu, grāmatvedības kontroli vai normatīvajos aktos noteiktos pienākumus.
10.2. Ciktāl to pieļauj normatīvie akti, neviena Puse neatbild par netiešiem zaudējumiem, negūtu peļņu vai netiešu datu zudumu, ko tā līguma noslēgšanas brīdī nevarēja saprātīgi paredzēt.
10.3. HyperDocs kopējā atbildība par prasījumiem 12 mēnešu periodā nepārsniedz maksu, ko Klients par Pakalpojumu samaksājis iepriekšējos 12 mēnešos. Ja Klients izmanto tikai bezmaksas plānu, atbildības limits ir 100 EUR.
10.4. Ierobežojumi neattiecas uz zaudējumiem, kas radīti ar ļaunu nolūku vai rupju neuzmanību, kaitējumu dzīvībai vai veselībai, konfidencialitātes pārkāpumu, kā arī atbildību, kuru saskaņā ar piemērojamiem normatīvajiem aktiem, tostarp GDPR, nedrīkst ierobežot.
11. Noteikumu izmaiņas
11.1. HyperDocs var atjaunināt Noteikumus, ja mainās Pakalpojums, tiesību akti, drošības prasības vai komercnosacījumi. Ja izmaiņas būtiski ietekmē Klienta tiesības vai pienākumus, HyperDocs par tām iepriekš paziņo lietotnē vai pa e-pastu.
11.2. Jaunai būtiskai redakcijai HyperDocs pieprasa atkārtotu Klienta administratora apstiprinājumu. Līdz apstiprināšanai HyperDocs var ierobežot jaunu datu ievadi vai maksas plāna pasūtīšanu, saglabājot iespēju iepazīties ar dokumentiem un eksportēt datus.
12. Noslēguma noteikumi
12.1. Noteikumiem piemēro Latvijas Republikas tiesību aktus. Strīdus Puses vispirms cenšas atrisināt sarunu ceļā; ja tas neizdodas, strīdu izskata Latvijas Republikas tiesa pēc HyperDocs juridiskās adreses piekritības, ciktāl imperatīvie noteikumi nenosaka citādi.
12.2. Ja kāds Noteikumu punkts nav spēkā, pārējie punkti paliek spēkā. Klients nevar nodot līgumu citai personai bez HyperDocs rakstiskas piekrišanas; HyperDocs drīkst nodot līgumu tiesību pārņēmējam reorganizācijas vai uzņēmuma pārejas gadījumā, nepasliktinot Klienta tiesības.
12.3. Individuāli rakstiski saskaņoti nosacījumi ir noteicoši pār šiem Noteikumiem attiecīgajā apjomā. Datu aizsardzības jautājumos noteicošais ir Datu apstrādes līgums.
12.4. Jautājumiem un juridiskiem paziņojumiem: info@hyperdocs.lv.