HyperDocs datu glabāšanas grafiks
Versija: 1.6
Spēkā no: 2026. gada 30. augusta
Atbildīgais uzņēmums: 4WARD SIA, reģ. Nr. 40103602645
Kontakts: info@hyperdocs.lv
Šis grafiks apkopo galvenos HyperDocs glabāšanas principus. Tas jālasa kopā ar Privātuma politiku un Datu apstrādes līgumu.
1. Klienta saturs
Klients ir pārzinis saviem rēķiniem, izdevumu dokumentiem, darījumu partneru, bankas un citiem darba vides datiem. HyperDocs šos datus apstrādā Klienta vārdā Pakalpojuma sniegšanai.
- Aktīvas live darba vides laikā Klienta ieraksti (izdevumi, rēķini, grāmatojumi, atskaites) tiek glabāti, kamēr tas nepieciešams Pakalpojuma sniegšanai vai līdz Klients tos dzēš ar pieejamajiem rīkiem. Klients nosaka, kuri ieraksti tam jāsaglabā saskaņā ar grāmatvedības, nodokļu vai citiem pienākumiem.
- Pievienoto dokumentu oriģināliem (faili) ir atsevišķs, ierobežots termiņš. Tie tiek grupēti pēc dokumenta datuma mēneša: mēneša M faili ir lejupielādējami arhīvā visu mēnesi M+12 un tiek dzēsti M+13 pirmajā dienā, tātad vismaz 12 pilnus mēnešus no dokumenta datuma; fails netiek dzēsts agrāk kā 3 mēnešus pēc augšupielādes. Pirms dzēšanas Klients saņem paziņojumus un var lejupielādēt mēneša arhīvu. Dzēsts tiek tikai fails — ieraksts un no dokumenta nolasītie dati saglabājas. Sk. Lietošanas noteikumu 4.4. punktu.
- Pēc līguma izbeigšanas Klientam ir 90 dienas datu eksportam. Pēc tam Klienta saturs tiek dzēsts no aktīvajām sistēmām un vēlāk no rezerves kopijām to parastās rotācijas gaitā, ja vien tiesību akti neprasa konkrētu datu saglabāšanu.
- HyperDocs nav Klienta pastāvīgais normatīvais arhīvs pēc līguma izbeigšanas. Klientam pirms eksporta perioda beigām jāizveido nepieciešamā dokumentu kopija savā kontrolē.
2. Demo dati
- Demo vide ir aktīva 30 dienas.
- Pēc aktīvā perioda tā kļūst tikai lasāma; datus var apskatīt un eksportēt vēl 14 dienas.
- Pēc šī termiņa Demo darba vide un tās saturs tiek neatgriezeniski dzēsti saskaņā ar plānoto tīrīšanas procesu.
- Ja lietotājs pats pieprasa Demo dzēšanu, sistēma paredz 7 dienu atcelšanas periodu.
- Pēc veiksmīgas pārejas uz atsevišķu live darba vidi vecā Demo vide tiek turēta tikai lasāma ierobežotu pārejas periodu un pēc tam dzēsta. Demo saturs uz live darba vidi netiek pārvietots.
Demo vidi nedrīkst izmantot kā vienīgo juridiski nozīmīgu dokumentu glabāšanas vietu.
3. Dati, kurus 4WARD SIA apstrādā kā pārzinis
| Datu kategorija | Pamatprincips |
|---|---|
| Lietotāja konts un uzņēmuma dalība | Konta vai līguma darbības laikā; pēc tam tik ilgi, cik nepieciešams slēgšanai, drošībai un pamatotu prasījumu izskatīšanai. |
| Līguma pieņemšanas pierādījums | Līguma darbības laikā un pēc tā tik ilgi, cik nepieciešams līguma noslēgšanas, Pušu tiesību un prasījumu pierādīšanai. Publicētās dokumentu redakcijas un pieņemšanas ieraksti tiek aizsargāti pret klusu pārrakstīšanu. |
| 4WARD SIA rēķini un norēķinu ieraksti | Latvijas grāmatvedības un nodokļu normatīvajos aktos noteiktajā termiņā. |
| Drošības un audita žurnāli | Atbilstoši incidentu, krāpšanas un tiesisko prasījumu riskam; sistēmas standarta audita arhīva termiņš pašlaik ir līdz 7 gadiem, pēc kura ieraksti tiek dzēsti. |
| Paroles atiestatīšanas marķieri | Pēc derīguma beigām tiek dzēsti regulārā tīrīšanas procesā; tehniskais drošības logs nepārsniedz 30 dienas pēc termiņa beigām. |
| Webhook piegādes tehniskie ieraksti | Parasti 7 dienas, lai novērstu dublikātus un izmeklētu piegādes kļūdas. |
| Atbalsta saziņa | Tik ilgi, cik nepieciešams jautājuma atrisināšanai, drošības izmeklēšanai un pamatotu prasījumu aizsardzībai. |
| MI funkciju pieprasījumi un atbildes | MI apakšapstrādātājs tos neglabā ilgāk, nekā nepieciešams rezultāta izveidei. Izņēmums: ja apakšapstrādātāja automātiskais ļaunprātīgas izmantošanas klasifikators nostrādā, attiecīgais saturs tiek žurnalēts un glabāts līdz 90 dienām, paliekot tajā pašā ES reģionā. HyperDocs savā pusē glabā tikai tehniskus lietojuma ierakstus (faila jaucējkods, žetonu skaits, izmaksas) — nevis dokumenta saturu. Sk. lapu Pakalpojumu sniedzēji un integrācijas. |
Apmeklētāja izvēle par reklāmas mērīšanu (hd_consent) | Glabājas apmeklētāja pārlūkprogrammā, nevis mūsu sistēmās, līdz atsaukšanai vai vietnes datu notīrīšanai. 4WARD SIA to nedublē serverī: ierīces izvēle ir vienīgais avots, tādēļ pārlūkprogrammas datu notīrīšana nozīmē, ka jautājums tiek uzdots no jauna. |
Reklāmas mērīšanas identifikatori (_gcl_au, _fbp) | Tiek saglabāti apmeklētāja ierīcē tikai pēc piekrišanas, katrs līdz 90 dienām. Datus, kas nonāk pie pakalpojuma sniedzēja, glabā attiecīgais sniedzējs saskaņā ar saviem noteikumiem; 4WARD SIA šos datus savās sistēmās neuzglabā. |
| Mērījumi mūsu pašu serveros (lapas veiktspēja; lapas skatījumu un reģistrācijas formas atvēršanu skaits) | 90 dienas, pēc tam ieraksts tiek dzēsts automātiski. Šie ieraksti nav personas dati: tajos nav apmeklētāja vai sesijas identifikatora, IP adreses, pārlūkprogrammas apzīmējuma vai adreses — tikai lapas nosaukums no slēgta saraksta, avota veids (viens no sešiem vārdiem, aprēķināts jau pārlūkprogrammā), mobilā vai galda ierīce un lietotnes versija. Veiktspējas ierakstos ir viens tehnisks mērījuma apzīmējums vienā lapas atvērumā (lai precizējies rādītājs pārrakstītu savu rindu, nevis ieskaitītos divreiz); nākamajā atvērumā tas netiek izmantots. Sk. Sīkdatņu paziņojuma 2.a sadaļu. |
4. Dzēšanas un piekļuves pieprasījumi
Lai pieprasītu piekļuvi, labošanu, dzēšanu vai ierobežošanu datiem, kurus 4WARD SIA apstrādā kā pārzinis, rakstiet uz info@hyperdocs.lv. Pirms atbildes varam lūgt informāciju identitātes pārbaudei.
Dzēšanas tiesības nav absolūtas. Dati var tikt saglabāti, ja tas nepieciešams juridiska pienākuma izpildei, drošības incidenta izmeklēšanai vai tiesisku prasījumu celšanai, īstenošanai vai aizstāvēšanai. Šādā gadījumā saglabājam tikai nepieciešamo apjomu un ierobežojam tā izmantošanu.
Ja pieprasījums attiecas uz personas datiem kāda HyperDocs Klienta dokumentos, attiecīgais Klients ir pārzinis. HyperDocs palīdzēs Klientam izpildīt tā pamatotu norādījumu saskaņā ar DPA.
5. Pakalpojumu sniedzēji un izmaiņas
Aktuālā informācija par HyperDocs apakšapstrādātājiem un atsevišķi par Klienta izvēlētām integrācijām ir pieejama lapā Pakalpojumu sniedzēji un integrācijas. Bankas un maksājumu integrācijas šajā grafikā netiek pārklasificētas par HyperDocs apakšapstrādātājiem.
Glabāšanas termiņus varam mainīt, ja mainās Pakalpojums, faktiskā datu plūsma vai piemērojamās prasības. Ja izmaiņas būtiski ietekmē Klientu, paziņosim lietotnē vai pa e-pastu un publicēsim jaunu versionētu redakciju.